— Rekisteriseloste —
Suomen Painoagentti Oy
ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
1 Rekisterinpitäjä
Rekisterin rekisterinpitäjä on Suomen Painoagentti Oy (y-tunnus FI0974221-1)
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on:Arto Paakkanen
Kulomäentie 60, 01900 Nurmijärvi
0400 850 268
arto.paakkanen (at) painoagentti.fi
2 Rekisterin nimi
Rekisterin
nimi on
a) Suomen Painoagentti Oy Asiakasrekisteri
b) Suomen Painoagentti Oy Markkinointi- ja viestintärekisteri
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.
Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisterinpitäjä
käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä
rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
4 Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös "GDPR") mukaiset perusteet:
- rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
- käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
- käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).
Edellä
mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja
rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen
suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän
asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella
voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen
yhteydessä.
5 Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
- henkilön
perustiedot ja yhteystiedot:
a) Suomen Painoagentti Oy Asiakasrekisteri: etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, yritys, sähköpostiosoite
b) Suomen Painoagentti Oy Markkinointi- ja viestintärekisteri: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite - henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön asema tai tehtävänimike ko. yrityksessä tai organisaatiossa
- henkilön
suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.
Henkilötietoja
kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti
saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja
rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla
rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä
velvollisuuksiaan.Markkinointi- ja viestintärekisteriin kerätään tietoja myös ulkopuolisista
palveluista tai sovelluksista, kuten Facebook, Instagram, muut sosiaalisen
median kanavat, Mailchimp, Campaign Monitor, yritysten kotisivut, internetissä
olevat yritysluettelot, mahdolliset messut ja tapahtumat, asiakastapaamiset,
yhteistyökumppanit.
7 Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan kolmen vuoden välein ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä viiden vuoden kuluttua sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
Rekisterinpitäjä
arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten
käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki
mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn
tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot
poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
8 Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja
ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin
sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.
Rekisterinpitäjän
työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan
vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn
yhteydessä saamansa tiedot.
11 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
- oikeus saada
rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja
käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja
käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot:
(i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät;
(iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on
luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan
henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista,
tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää
rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista
tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai
vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus
valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä
rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot
(GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)-(vii) annetaan
rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;
- oikeus
peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen
perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
(GDPR 7 art.);
- oikeus
vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä
rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus
saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla
lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin
(GDPR 16 art.);
- oikeus saada
rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman
aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää
tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten
niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon
käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
(iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen
tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa
perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä
suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty
lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen
tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan
lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
- oikeus
siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity
kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä
rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden
paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity
vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön
rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä
henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee
niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai
puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen
käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä
perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö
rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18
art.);
- oikeus saada
itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut
rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti
luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle
rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot
on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan
suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
- oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.